Lotus开发与应用经验浅谈

正如GE前任CEO，Jack Welch所说，"An organization's ability to learn and translate that learning into action rapidly is the ultimate competitive advantage"（一个组织机构获取知识以及快速将知识转化为行动的能力是其最终的竞争优势）。 当今世界，知识更新的频率不断加速，坚持终身学习，个人才能通行于新世纪；创建学习型组织，一个组织的事业方能可持续成长。21世纪是知识经济的时代，信息与知识是企业不断发展壮大所必须的重要资源，各类知识/信息管理软件和应用系统因而也应运而生。ERP、CRM、KM、BW等等风起云涌，在中国乃至世界IT界发展得声势浩大、如火如荼。如何让企业员工在分布式的环境中协同工作？如何建立企业知识门户？如何把众多的应用系统集成到一个统一的知识应用/信息管理平台？……这些问题也逐渐成为业界人士关注的焦点。IBM Lotus提供了Domino/Notes、Workflow、Domino.Doc、K-station、Sametime 等一系列产品，是企业知识/信息管理的好帮手。笔者曾从事Domino/Notes开发与系统管理以及Domino.Doc应用一年余，然后转战ERP实施，最近又在做Lotus与ERP的集成，在此，谨以自己对Lotus的一些心得与体会与全国各路的Lotus大侠切磋交流，敬请指点。

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一、关于Lotus Domino/Notes开发

尽管Lotus 提供了Workflow这样一个开发工作流应用的强大武器，但是仍有较多使用Lotus的企业仍然停留在运用Domino/Notes开发工作流的阶段，出于较多原因笔者所在的公司亦如此。不过，运用Domino/Notes亦能开发出高质量、运行效率好的工作流，包括非常复杂的工作流应用。笔者曾接触Rational公司的ClearCase/ClearQuest软件，并且，参与运用ClearQuest开发适合本公司研发中心的缺陷更踪/管理。用过Rational公司产品的人都知道，ClearCase确实是一个非常好的、值得推崇的项目版本管理工具；笔者在此也无意诋毁Rational 的ClearQuest，但是，它的应用成本（指价格）如同Rational软件的应用功效一样声名卓著。并且，ClearQuest缺陷更踪/管理的实质就是一个工作流，笔者可以理直气壮地说，运用Lotus Domino/Notes开发出来的类似流程丝毫不比它逊色。如果开发时将表单内的表格设计成TAB形式（即标记的表格），"几乎没有较大差别"，笔者的同事如是说。但两者的成本不可同日而语。有兴趣的大侠不访一试，看小子所言是否有不实之处。

笔者运用Lotus Domino/Notes开发了一段时间的工作流后，一时技痒，欲改变本公司的OA。原状是，OA初始界面为一桢图片，上面三个矩形图框分别链接"办公管理"、"项目管理"、"公告信息"三大模块，每个模块又是一桢图片，上面有若干小图链接至各个数据库。笔者乃Coding（编程）人员出身，并非专业平面设计人员，而每次增减一个数据库就要在图片上大动干戈，然后再把数据库一个个挂上去，时间一久，难免嫌麻烦；况且，众多的数据库仅仅分为三个模块不甚合理。笔者的做法为：利用Domino/Notes提供的bookmark.nsf，将其改头换面，将数据库合理划分为一级、二级目录下的应用，挂在表单DefaultBasics 的操作上，这样，用户点击二级菜单，就可以直接进入相应的应用。

这种方法还带来一个好处，原先用户初次使用某个数据库，会出现安全性警报，用户需在"用户惯用选项"中作"安全性选项"操作，每个数据库初次使用都如此。改版后，只要用户对其中的任意一个数据库进行此番操作，然后再使用其它数据库，此提示遂不复有。但是，利用了bookmark.nsf后仍然存在一个问题，用户初次登录OA后，仍需?quot;将xx数据库打开，在工作台上将其图标移至左侧小图标区内并将其设为首页"这些动作。笔者的理想是，用户只要会使用Microsoft Office，就会使用OA，即初次登录OA就弹出此界面，毋需指导其做上述操作。显然，重新设计后的OA是没有达到这一标准的。笔者尝试将bookmark.ntf也就是其模板文件也作了相应修改，仍然不能成功，不能不说是一憾事。

此外，笔者开发数据库的经验是，可尽量使用服务器上的模板，这样又省力，开发出来的数据库界面又美观。当然，你还可以把你自己开发的值得炫耀的数据库也作成模板，以后也可以利用起来，多快好省。

二、关于Lotus Domino/Notes系统管理

Lotus Domino/Notes系统管理，也就是Domino/Notes 的Administration, 笔者曾有过升级和合并的经验，愿与众位探讨。

去年的九月，笔者所在部门将Lotus 从4.6升级至5.3，同时服务器更新。当时采取的方案是，新旧系统并行运作一段时间后，观察新系统运行良好，停用旧系统，新系统正式启用。此方案的初衷当然是为了确保系统运行的稳定，但实质上，弊端多多。首先，由于新系统采取的是新的验证字，系统管理员必须为每个用户重新注册ID文件，当然，这个工作结合NT客户管理很快能完成，问题在于，服务器随机生成的口令要发到每个用户手里，这是一个多么大的工作量；如果为了减少工作量，将这些口令群发或者交给专人转发，安全性又如何能得到保证呢？其次，在新旧过渡阶段，必须告诉用户如何进行设置，如何在两种不同的场所中切换，以使用两个不同的系统。用户并非Lotus专业人员，他们觉得这样做很麻烦，某种程度上丧失对新系统的信任感，一旦对新系统有了这个印象，以后的推动工作就会难以进行。有过项目实施经验的人也许会有同感吧。实际上，笔者更倾向于另一种方案，即：一旦作好升级的准备工作，将所有的ID文件，几个重要的数据库文件和其它应用数据库拷贝到新系统中，以及其它事宜准备好，在某个特殊时段（这个时段用户不使用Lotus）停用旧系统，启用新系统。这个方案看似风险更大，实则不然，因为如果作好了升级的充分准备，就不会有大的问题；万一有了大的纰漏，仍然可以再使用旧系统，将新系统停用做调整检查。而所有这些操作，用户却不会有什么感觉，他们在Lotus上的操作不会受到丝毫影响。当然，系统升级对于Domino Administration来说，总归是一件大事，两种方案各有利弊，参与者的想法也是见仁见智，笔者的意见仅是一个参考而已。

再说合并一事。笔者以前供职的研发中心有一OA，公司总部另有一套OA，用的也是Lotus。一家怎有二主，虽然是历史原因，也需我辈来解决。这个做起来略嫌费时，说起来就很容易了，先完成两个组织的交叉验证，再建立一个目录服务数据库，最后做一个目录编目就大功告成了。Lotus提供了丰富的联机帮助文档，并且是中文的，耐心看看就OK了。 ##

三、关于Domino.Doc应用

Lotus Domino.Doc是文档管理解决方案。它用文件库、文件室、文件柜等形象地模拟现实环境中文件的存放，易于理解，便于操作；支持分布式文档管理，并能控制文档的整个生命周期--撰写、评阅、审批、分发和归档；提供了签入/签出机制，确保文档编辑和修改过程中的完整性和一致性；设置了存取简要表保证文档的存储安全；支持多种浏览方式，包括WEB方式和Windows Explorer方式，适应用户存取文档的种种不同习惯……总之，优点多多，尤其是对于管理员来说，掌握它的使用也属易事；并且，还可以从designer端对它进行分析、理解、学习、修改。不足之处在于，用户用Domino.Doc对文件操作只能逐一进行，要想实施整个文件夹范围内的迁移，目前的Domino.Doc版本是不可能实现的，这是迄今为止笔者进行Domino.Doc推广实施过程中遭遇的最大障碍，也是用户对Domino.Doc最有异议的地方。如果往后的Domino.Doc版本能够解决这个问题，那么，它可以堪称是较为完美的文档管理解决方案，并且，以它来代替传统的Windows文件夹共享管理也指日可待。毕竟，无论是从安全、可靠方面考虑，还是从文档流转、检索查询的角度，前者具备的优势是后者无法望其项背的。

四、关于ERP与Lotus集成

近年来，ERP因其将人、财、物、产、供、销等企业资源连接成一个完整的信息系统，实现企业资源合理、有序地利用、分配、管理而席卷中国大地，大凡知道"信息系统"这一概念就知道有ERP。一时间，SAP、ORACLE、金蝶、用友等公司开发的ERP也纷至沓来，在中国IT界竟相粉墨登场。笔者所在的公司选择的就是SAP R/3。实施ERP带来的好处此处不提，单说其中HR（Human Resource）部分。一般来说，PP（Production Plan）、MM（Material Management）、SD（Sales & Distribution）等模块企业都有一套相应的标准，唯HR是个例外。不仅国内外管理方式迥异，就是国内同一行业，基本也无一个标准的管理模式，甚至同一集团、企业内也可能会有不同。因此，实施一套"洋人"编写的HR实在很难"为中用"。

另外，即使是其它模块，就用户界面而言，远不及Lotus友好，用户如果能记住事务代码尚可；否则，单是路径寻找，如果不是经常操作也很容易忘记。在此，笔者并无贬ERP褒Lotus之意，两个应用领域完全不同，风牛马不相及，各有长短，因此才有ERP与Lotus集成！在此之前，笔者曾经有过用ODBC以及LSX在Notes中访问SQL SERVER上的数据的经验，而ERP与Lotus集成实质就是将关系性数据库与群件系统有效结合。由于有了ERP与Lotus的集成，SAP R/3中HR模块的诸多问题迎刃而解。例如"绩效考核"，对于Lotus来说，不过是一个简单的工作流应用，但如果在ERP中完成，每次考核流程改变，有多少相关设置要改变！有了ERP与Lotus的集成，从ERP HR中导出员工基本信息，然后写入Lotus，员工考核完毕后再导入到ERP HR中，就有了员工的考核记录。而考核流程改变，在ERP之外完成，省却多少应用支持人员的烦恼！并且，以往企业的领导层抱怨，花费千万投入ERP，究竟效果如何，领导层并不了解，因为ERP的应用对象是直接业务人员以及部分中高层管理人员，而对于企业领导层，他们要的是更直观的效果，换句话说，就是报表数据。用了Lotus，多少报表（视图）竟在鼠标点击间！

笔者公司ERP与Lotus的集成还在进行中，因此，还有一些体会心得不能述诸笔端。未来还有CRM、BW需要实施，想来也都会与Lotus集成吧，再有经验体会也留待后叙。

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